W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, umiejętność efektywnej komunikacji jest jednym z kluczowych elementów sukcesu zarówno dla jednostek, jak i dla organizacji jako całości. Niestety, pomimo postępu technologicznego i wzrostu dostępności narzędzi komunikacyjnych, problemów związanych z dyskusją w miejscach pracy wciąż można znaleźć wiele. Często prowadzą one do zamieszania, nieporozumień i obniżonej produktywności. Jakie bariery komunikacyjne najczęściej utrudniają nam współpracę i jak sobie z nimi radzić?
Na jakie przeszkody w komunikacji napotykamy się w pracy najczęściej?
Problemy powodujące komplikacje w porozumiewaniu się najczęściej zaczynają się od ludzi, ich nastawienia, zachowań i reakcji. Do naszych najczęstszych błędów należą:
• Krytykowanie, ocenianie, moralizowanie
Wielu z nas wydaje się, że krytyczne podejście do drugiego człowieka jest dla niego motywatorem. Zazwyczaj przynosi to jednak odwrotny efekt. Osoba często krytykowana z czasem traci poczucie własnej wartości, a także, w obawie o ponowne ocenianie – zaufanie do innych. Nie wie do kogo zwrócić się o pomoc w rozwiązaniu problemów, a także mniej udziela się publicznie, unika wyrażania swoich opinii oraz miewa problemy w pracy zespołowej.
• Wykluczenia językowe
Branżowe określenia, język naukowy, czy skróty okołobiznesowe nie rzadko tworzą blokadę, powodują niezrozumienie wśród początkujących i osób z innego otoczenia. Do tego dochodzą określenia typowe dla firm, organizacji, ale i funkcjonujące tylko w nich. Mimo swojej wiedzy i doświadczenia, a także przyzwyczajeń, musimy pamiętać, że język jakim się posługujemy w trakcie rozmowy powinien być dostosowany do odbiorcy.
• Niejasne komunikaty
Tu problem pojawia się najczęściej przy przydzielaniu zadań. Zaczynając od „projekt jest do wykonania na już” a kończąc na „trzeba zrobić wszystko”. Pojęcia te, choć są potoczne i zrozumiałe, to nie ma w nich zawartych precyzyjnej informacji, która określałaby deadline lub zakres obowiązków. Dużo trafniejsze byłyby określenia typu „ Projekt musimy oddać jutro do godziny 14: 00”, „trzeba przygotować pełną dokumentację”. Jeżeli chcemy, aby coś było wykonane w konkretny sposób, musimy wydać konkretny komunikat.
• Przeładowanie lub niewystarczająca ilość informacji
Zarzucając rozmówcę wieloma nowinkami w jednym momencie, nie komunikując, która z nich jest kluczowa, a które mają podrzędne znaczenie, robiąc to szybko i bez skupienia nie jesteśmy w stanie przekazać mu zrozumiałych i klarownych informacji. Jednocześnie nie możemy oczekiwać, że zdawkowe komunikaty wystarczą. Ilość informacji warto wywarzyć, podkreślać najważniejsze z nich i omijać zbędne, nic nie wnoszące.
• Mowa ciała
Nastawienie i humor człowieka da się wyczytać z jego zachowania. Jest to zauważalne już po gestach, które wykonujemy, nerwowych ruchach, mimice twarzy. Chcąc utrzymać neutralne lub dobre relacje w pracy powinniśmy pokazywać swoje zainteresowanie, odciągać wzrok od monitora podczas rozmowy, skupiać się na rozmówcy, wykonać przyjazny gest, który ułatwi mu przekazanie informacji.
• Różnice kulturowe
Inna religia, miejsce zamieszkania, wiek, priorytety – wszystko to wpływa na nasze zachowanie. Jesteśmy rożni, mamy inne poglądy i wyrażamy się w inny sposób. Nie zawsze nasze podejście do życia jest zgodne, ale praca jest miejscem, w którym nie powinno mieć to kluczowego znaczenia. Łączy nas jeden cel, więc po pokonaniu kilku podstawowych barier nasz kontakt powinien być na tyle dobry, aby móc wspólnie do niego dążyć.
Często barierami w komunikacji są również czynniki zewnętrzne, takie jak hałasy, szumy, głośne, rozpraszające rozmowy w tle, nieodpowiednia temperatura, złe połączenie z Internetem czy zakłócenia podczas rozmów telefonicznych. Nie zawsze mamy wpływ na otoczenie, w którym przychodzi nam przeprowadzać rozmowę, bywa, że mimo tych przeciwności musimy kontynuować rozmowę, ale jeżeli możemy możemy np. przejść do salki konferencyjnej, aby ograniczyć hałasy lub dopilnować łącza internetowego – zróbmy to, komunikacja stanie się dzięki temu dożo prostsza.
Jak poprawnie komunikować się w pracy?
Oczywiście, w każdym zespole zauważalne są różnice wiekowe, kulturowe, osobowościowe, przez które ciężej jest nam się dogadać. Istnieją jednak sposoby, które pomagają w zacieraniu tych barier i ułatwiają codzienną komunikację. Oto kilka z nich:
Nie nastawiaj się negatywnie do odbiorcy
Osoba, z którą przyszło Ci współpracować nie jest Ci dobrze znana? A może słyszałeś na jej temat w firmie plotki, które z góry zniechęcają Cię do realizacji projektu w tym duecie? Oziębłe, z góry oceniające podejście na pewno nie poprawi tej relacji. Postaraj się nie wyciągać pochopnych wniosków, pokaż profesjonalizm i stwórz otoczenie, w którym Twój rozmówca będzie czuł się swobodnie. Może okazać się, że po tej współpracy Twoja opinia ulegnie gwałtownej zmianie.
Poświęć rozmówcy 100% uwagi
Kiedy słuchasz, pokazuj to mówcy, zachowuj kontakt wzrokowy, reaguj, odłóż rozpraszacze, nie poświęcaj się innym czynnościom. Dobrą praktyką jest parafrazowanie. Dla odbiorcy jest to sygnał, że jest słuchany ze zrozumieniem, a dla słuchacza potwierdzenie, że dobrze odbiera słowa odbiorcy.
Posługuj się językiem zrozumiałym dla drugiej strony
Warto dostosowywać język do otoczenia. Oczywiście, jeżeli na co dzień posługujemy się językiem naukowym, branżowym i jest nam on dobrze znany, wykorzystujmy go, ale w adekwatnym do tego środowisku. Pamiętajmy, każdy jest ekspertem w swojej dziedzinie, nie możemy wymagać od rozmówcy tego, aby nadążał i rozumiał również naszą.
Zadbaj o jak najlepszy wydźwięk wypowiedzi
Jaki komunikat możemy uznać za dobrze sformułowany? Skonkretyzowany i prosty, przekazany w odpowiednich warunkach, w których nie ma rozpraszaczy, w których mamy pewność, że rozmówca jest skupiony na rozmowie.
Zwracaj uwagę na komunikaty niewerbalne
Znasz powiedzenie „Nie ważne jest to co mówisz, ale to jak mówisz”? To jak odbiera Cię druga osoba nie zależy tylko od odpowiedniego doboru słów. Twoja postawa, mimika, poczucie pewności siebie – to one dodają siły Twoim wypowiedziom.
Pytaj o zdanie
Poczucie bycia ważnym jest jednym z kluczowych motywatorów w pracy. Pytając o zdanie członków zespołu pokazujesz im, że ich słowo się liczy, że są częścią zespołu, który odpowiada za rozwój firmy. Jednocześnie zyskujesz inną perspektywę, która pomaga w oszacowaniu jakości pomysłu, projektu.
Jak wzmocnić relacje między pracownikami?
Dużym powodzeniem cieszą się rozwiązania takie jak: obiady firmowe, spotkania integracyjne czy szkolenia z komunikacji. Zgrany zespół to skarb. Praca w takim otoczeniu jest przyjemniejsza i bardziej efektywna. Warto więc dołożyć kilka cegiełek do tego, aby zbliżyć do siebie współpracowników.
Laurowa 2, 35-232 Rzeszów
