Jak się zorganizować, aby efektywniej wykorzystywać swój czas?

Pracujemy coraz więcej i coraz częściej spędzamy nad zadaniami więcej niż 8 godzin dziennie. Może się więc wydawać, że ten przeciętny dzień pracy jest za krótki i nie mamy możliwości się w nim zmieścić. Jednak warto zdać sobie sprawę, że długi czas pracy nie oznacza większej efektywności. Zarządzanie swoją pracą jest niezwykle istotne. W jaki sposób to robić?

Poniżej znajdziesz kilka przydatnych rad.

Organizacja miejsca pracy

1. Wszystko pod ręką

Zapewnij sobie wygodny dostęp do najpotrzebniejszych rzeczy:

• Sprzęt
• Materiały biurowe
• Listy telefoniczne, z których korzystasz
• Czyste kartki, notes lub zeszyt
• 2 długopisy na zapas

Jeśli korzystasz z drukarki, która nie znajduje się w Twoim miejscu pracy, zorganizuj sobie jeden blok czasowy w ciągu dnia, aby wydrukować wszystkie niezbędne dokumenty.

2. Oszczędność na biurku

Niektórzy twierdzą, że nieład na biurku nie powoduje u nich dezorganizacji. Być może tak jest. Umysł jednak ma pewne swoje właściwości, których nie da się zmienić. Jeśli w Twoim miejscu pracy znajduje się dużo dokumentów, materiałów, papierów to dla Twojego mózgu jest to jasny komunikat „mam dużo do zrobienia”, „chyba się nie wyrobię”. Takie myśli mogą powodować napięcie i niepokój, a stan stresu na pewno nie sprzyja efektywności. Dlatego tak ważne jest zadbanie o porządek w miejscu pracy, na biurku.

Jak to zrobić?

Możesz tutaj wykorzystać organizery na biurko, w których poukładasz dokumenty, które zazwyczaj „piętrzą się”, a nad którymi zazwyczaj nie jesteś w stanie zapanować. Dodatkowo ważne jest, aby organizować pracę ze względu na priorytety i zbędne dokumenty odkładać na miejsce „na później”. Miej na biurku tylko te dokumenty, które są niezbędne do wykonania aktualnego zadania.

Pamiętaj, aby zajmować się tylko jedną rzeczą, wykonaj aktualne zadanie i nie rozpraszaj się patrząc na stos innych czekając na Ciebie zadań.

3. Komfort pracy

O tym aspekcie często zapominamy. Zadbaj o komfort fizyczny, estetykę i oświetlenie. Jeśli masz niewygodny fotel biurowy zmień go, jeśli masz złe oświetlenie, kup dodatkową lampkę na biurko. Czasem wystarczającym sposobem na polepszenie komfortu w pracy jest zdjęcie dziecka lub ładny kwiatek, rzecz która sprawi, że pracuje Ci się przyjemniej.

Komfort pracy ma duży wpływ na samopoczucie i motywację, a to przekłada się na efektywność.

Organizacja dokumentów i poczty

• Odkładaj rzeczy zawsze w to samo miejsce

Niech to stanie się Twoim nawykiem, nawet jeśli odkładasz je tylko na chwilę. W przeciwnym wypadku może szybko okazać się, że robi się niezły stos „zostawianych na chwilę” dokumentów.

• Wyrzucaj to co niepotrzebne

Jeśli przeczytałeś jakiś dokument lub informacje i uznałeś, że forma papierowa (lub email) Cię nie dotyczy lub są Ci niepotrzebne, to od razu go wyrzuć.

• Weryfikuj pod koniec dnia

Jeśli nie jesteś pewny co może Ci się przydać, a co nie, zaplanuj sobie blok czasowy w ciągu dnia na przeglądanie wszystkich dokumentów (maili). Zajmie Ci to mniej więcej 10 minut, a pozwoli uniknąć pozostawienia informacji zbędnych na następny dzień.

• Zarządzanie pocztą elektroniczną

Ze względu na to, że dzisiaj e-mail stał się podstawową formą komunikacji ważne jest, aby i tym narzędziem umieć zarządzać efektywnie. Co zatem można zrobić?

• Wyłącz powiadomienia o nowych mailach – migająca koperta albo dźwięk jest dużym rozpraszaczem. Jeśli nie musisz w danym bloku używać skrzynki pocztowej – wyłącz ją całkiem.
• Wyznacz dwa, trzy, cztery bloki czasowe na przeglądanie skrzynki elektronicznej – najefektywniejsze jest przeglądanie poczty rano zaraz po przyjściu do pracy, potem koło godziny 13 i trzeci raz ok 15:30. Pamiętaj, aby przeznaczyć na to odpowiednią ilość czasu, tak abyś miał czas odpowiedzieć na maile, wykonać działania oraz zaplanować co dalej zrobić z mailami.
• Czytając maile od razu zastanów się co z daną informacją zrobić – skasować, przesłać do odpowiedniej osoby, odpowiedzieć, potraktować jako zadanie do wykonania i zaplanować działania. Po zaplanowaniu do zrobić z wiadomością zrób to od razu i przenieś go do odpowiedniego folderu.
• Stwórz foldery w swojej poczcie, które pozwolą Ci zorganizować ją i szybciej znajdywać odpowiednie informacje. Ilość i nazwa folderów będą różne zależnie od Twojej specyfiki pracy, warto jednak mieć takie foldery jak: klienci, interesanci, zespół, przełożony, spam, informacje do przeczytania. Możesz również zaplanować foldery ze względu na ich ważność – ważne i pilne, ważne i mniej pilne, pilne i mniej ważne, nie pilne i nie ważne.

Przy wysyłaniu korespondencji PAMIĘTAJ!

• Wysyłaj konkretne informacje – o co chodzi, jaka jest propozycja/pytanie, jaki jest termin wykonania, czego oczekujesz
• Wpisuj konkretny temat wiadomości, który od razu sugeruje czego dotyczy e-mail
• Świadomie używaj „do wiadomości” DW (CC) – zastanów się komu ta informacja naprawdę jest potrzebna i nie zasypuj innych dodatkowymi wiadomościami.
• Jeśli wysyłasz do swojego przełożonego wiadomość z pytaniem „co zrobić” pamiętaj o podaniu min. 2 rozwiązań, a jeśli masz już gotowe rozwiązanie i potrzebujesz zgody zaznacz to „prośba o potwierdzenie zgody na działanie”

Ustalenie hierarchii zadań

Zanim zaplanujesz wykonanie jakiegoś zadania określ swoje priorytety poprzez analizę pilności i ważności zadań. Czy często bywa tak, że dostajesz jakieś zadanie i wpisujesz je po prostu na listę „do zrobienia” a później wykonujesz zadania ze względu na kolejność „zgłoszeń”? Takie działania mogą spowodować, że zabraknie Ci czasu na to co naprawdę ważne, bo „wpłynęły” na końcu.

Są różne sposoby określania priorytetów – poniżej znajdziesz 3 z nich, które ja osobiście stosuję w swojej pracy, więc mogę je polecić 😊

Zanim przystąpisz do zadania zadaj sobie kilka pytań:

• Skąd pochodzi zadanie?
• Co się stanie, gdy go nie wykonam?
• Czy mogę przekazać je komuś innemu?
• Czy mogę z kimś współpracować?
• Czy mogę poświęcić mu mniej czasu?

Dopiero po udzieleniu odpowiedzi na te pytania wykorzystaj jedną z metod zarządzania nim.

Macierz (albo matryca) Eisenhowera

(ważność i pilność)

Ćwiartka I – Zadania nie ważne, ale pilne – Czyli tzw. pożary do ugaszenia. Trzeba to zrobić szybko, ale porażka nie będzie końcem świata. Takie sprawy można spróbować komuś delegować, np. koleżance z biurka obok, w formie zemsty za to, że przed chwilą podgrzewała w mikrofalówce filet z dorsza i teraz cały pokój pachnie Bałtykiem.

Ćwiartka II – Zadania ważne i pilne – To absolutne priorytety. Trzeba zabrać się za to od razu, w pierwszej kolejności. Dopiero po ich wykonaniu można przejść do czegoś innego.

Ćwiartka III – Zadania nie ważne i nie pilne – To Eisenhowera kompletnie nie interesowało. Takie zadania zakopywał w ogródku Białego Domu, żeby nikt nie musiał ich więcej oglądać.

Ćwiartka IV – Zadania ważne, ale nie pilne – Zdecydowanie trzeba się za to zabrać, ale nie trzeba od razu. Takie zadania planujemy. Ustalamy dokładnie, kiedy przyjdzie na nie pora i… za wszelką cenę się tego planu trzymamy. Bez tego łatwo utknąć w sprawach, które są wyłącznie „pilne”.

Action Priority Matrix (APM)

(wysiłek, korzyść)

Ćwiartka I – Szybkie wygrane – ideały, których chcielibyśmy jak najwięcej. Przy małym wysiłku, dają duże korzyści, więc warto od nich zacząć. Niestety przeważnie nie ma ich tak wiele, jak byśmy chcieli.

Ćwiartka II – Główne projekty – większość zadań wpadnie do tej kategorii. Największe korzyści dają te rzeczy, które są przy okazji trudne i czasochłonne.

Ćwiartka III – Wypełniacze – łatwo je zrobić, ale też korzyści są niewielkie. To przeważnie wszystkie te sprawy, którymi zajmujemy się dlatego, że „trzeba”, a nie dlatego, że „chcemy”.

Ćwiartka IV – Harówka – działania, które nie dają nam zbyt wielu korzyści, a przy tym są trudne i czasochłonne. Niestety każdy czasami na nie trafia i stara się unikać, zrzucając wszystko stażystom.

Metoda ABCDE (Brian Tracy)

(konsekwencje)

1. Wypisz wszystkie zadania, którymi chcesz (albo musisz) się zająć.
2. Do każdego zadania dopisz literę od A do E, gdzie A oznacza największy priorytet, a E przeciwnie – najmniejszy. I tutaj ważna uwaga: każda z liter może pojawić się na liście wiele razy. Nie musisz wykorzystywać tylko jednego A. Jeśli uznasz np., że trzy rzeczy zasługują na najwyższy priorytet, zapisz przy każdej z nich literę A.
3. Wszędzie tam, gdzie pojawi się kilka tych samych liter – np. wspomniane wyżej trzy zadania opisane jako A – dopisz cyfry określające kolejność ich wykonania. Trzymając się przykładu, wybierz zadania A1, A2 i A3.

Co, jeśli nie udało się zrealizować planu działania?

Wyznaczenie priorytetów oraz dbanie o organizację pracy własnej nie zawsze daje efekt realizacji wyznaczonego planu czy wykonania wszystkich zadań w terminie. Jak wtedy postąpić, aby zminimalizować na przyszłość takie sytuacje?

Również w takich sytuacjach można posiłkować się sprawdzoną metodą, która stosowana jest w zarządzaniu projektami. Skupia się ona na określeniu zadań, a następnie analizie zmieniających się warunków.

Metoda na spotkania – Start, Stop, Continue

• Start

  – Określ zadania do zrobienia, zarządzaj priorytetami

• Stop

  – Które zadania zakończyłeś, a które trzeba przerwać? Co nie działa? Gdzie marnujesz czas albo inne zasoby? Czy coś odciąga Cię od wykonania zadania?

Po ustaleniu niespójności pomiędzy planem a wykonaniem zastanów się, co mogło spowodować opóźnienia, przesunięcia. Pamiętaj, że samo ustalenie przyczyn nie spowoduje, że przestaną one istnieć – musisz ustalić plan naprawczy.

Po ustaleniu blokerów ustal plan, który pozwoli Ci wyeliminować przyczyny w przyszłości. Jeśli jedną z przyczyn okazały się dodatkowe zadania, zastanów się czy:

• Uwzględniłeś w planie dnia wystarczająco dużo czasu na te zadania? Jeśli codziennie przez dwa tygodnie Twój plan burzyły niezaplanowane czynności powinieneś zwiększyć blok czasowy na tzw. ASAPy. Sugerowana poprawka: planowanie mniejszej ilości czasu (optymalnie jesteś w stanie zaplanować 80% naszego czasu dziennego)
• Czy wszystkie te zadania wymagały Twojej pracy? Może mogłeś wykorzystać już posiadane dane i informacje? Sugerowana poprawka: dokładniej analizować zadania przez zaplanowaniem działań.
• Czy wszystkie zadania określiłeś jako ważne i pilne, czy też zająłeś się wszystkimi zleconymi zadaniami, albo wszystkie określiłeś jako ważne i pilne? Sugerowana poprawka: nauka określania hierarchii zadań.
• Czy potrafisz radzić sobie z pożeraczami czasu? Czy sukcesywnie je eliminujesz? Sugerowana poprawka: identyfikacja i eliminacja rozpraszaczy.

• Continue

  – Wprowadź zmiany, zarządzaj priorytetami, przeredaguj zadania, deleguj, określ terminy.

Przedstawione przeze mnie rady i metody są wieloma z wielu, które można zastosować. Ja wybrałam te, które sama stosuje i sprawdzają się w mojej codziennej pracy. Niewątpliwie w sieci znajdziesz ich więcej i być może te inne metody, których nie opisałam będą dla Ciebie idealne 😊. Ważne, aby testować wybrane sposoby i stworzyć swoją osobistą METODĘ ZARZĄDZANIA PRACĄ.

udostepnij na: