Wszyscy mamy tyle samo czasu. Słów kilka o rozproszeniach.

Wszyscy dysponujemy taką samą ilością czasu. Niezmiennie jest to 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Nikt z nas nie jest uprzywilejowany. Czy zdarza Ci się złapać na sytuacji, gdzie po Twojej głowie chodzi myśl „A, zerknę tylko” a gdy się obejrzysz mija godzina, dwie, trzy? Ja również to znam Co roku jednym z moich postanowień jest: Mniej czasu będę spędzać na social mediach. Niestety „wirtualny świat” tak już zakorzenił się w moich nawykach, że wytrzymuje dzień, może dwa.

Ta sama sytuacja pojawia się w pracy – tylko zerknę na maila, tylko zerknę do naszej bazy, tylko dopiszę szybko na tego maila. Tym samym odrywamy się „tylko na chwilę” od zadań ważnych zajmując się zadaniami pobocznymi, które nie są pilne.

W tym artykule przedstawię typowe ROZPRASZACZE w pracy, które powodują u nas poczucie braku czasu i nadmiaru zadań do wykonania. Mam nadzieje, że uda Ci się zidentyfikować te, z którymi ty się borykasz (a pewnie nie zdajesz sobie z tego sprawy) i wdrożyć niektóre z moich rad.

Jak się rozpraszamy?

Z własnego doświadczenia znam sytuacje, w których wykonuje jakieś zadanie, jestem skupiona, wiem co mam zrobić i nagle pojawia się! Ta jedna myśl, pomysł, idea, rozwiązanie. Rzucam wszystko i chcę od razu przejść do realizacji, tak aby przypadkiem ta wyjątkowa idea mi nie uciekła. Po kwadransie planowania, rozmyślania i organizowania zasobów orientuje się, że nie jest to kwestia tak prosta jak myślałam oraz że na jej przygotowanie będę potrzebować gruntownego planu. Wracam zatem do porzuconych zadań. Ale zaraz, co ja właściwie robiłam?

Tak – to jeden z podstawowych rozproszeń, z którymi ja się borykam. Wywołuje to we mnie frustracje, jestem na siebie zła.

A Ty? Czy zastanawiałeś się kiedyś, które sytuacje z Twojego normalnego dnia pracy powodują u Ciebie największą frustrację i stres?

Brak koncentracji w pracy to tak naprawdę nieumiejętność mówienia „nie” rozproszeniom.

Możemy je podzielić na 3 kategorie:

• Wewnętrzne– bezpośrednio dotyczące tylko Ciebie
• Pośrednie– zewnętrzne, na które masz wpływ
• Niezależne– zewnętrzne, na które często wpływu nie mamy

Moje, czyli jakie?

Te rozpraszacze dotyczą naszego wewnętrznego życia. Zastanów się, które z nim dotyczy Ciebie?

• Stany emocjonalne – niepokój i wspomnienia. „Szum” wewnętrzny, który generują nasze emocje bywa nie do zniesienia. Nie potrafisz się wtedy skupić na najprostszej rzeczy. Twoja uwaga skupia się na przykrych wspomnieniach, nagromadzonych emocjach z dnia poprzedniego.

• „Eureka!” – przyszedł Ci do głowy nowy pomysł. Twój mózg od razu tworzy projekcje na temat planu wykonania, oczekiwanych efektów, gratyfikacji z tym związanych.

• Spadek energii – jesteś w trakcie wykonywania zadania, a przed Tobą ostatnia pilna sprawa. Twoje ciało daje Ci znak, że jest na skraju wyczerpania, że potrzebuje przerwy. Nagle bardziej niż zwykle trudniej przychodzi Ci napisanie zwykłego maila, czy przeprowadzenie rozmowy z potencjalnym klientem. Zaczynasz robić proste błędy.

• „Jeszcze tylko sprawdzę” – już masz zabierać się za jakieś zadanie, aż tu nagle pojawia się myśl „sprawdzę, zajmie mi to sekundę”. Twój umysł lubi nowości, dopływ świeżych informacji, bodźców. Czy jednak faktycznie trwa to tylko sekundę?

Nie moje, na które mam wpływ

To takie rozproszenia, które są na zewnątrz i oddziałowują na nas bezpośrednio. Mamy na nie wpływ i możemy skutecznie z nimi walczyć.

Należą do nich wszystkie powiadomienia, które generują urządzenia z którymi masz kontakt – komputer, telefon, zegarek, smartwatch. W dzisiejszym świecie używanie tych urządzeń jest wpisane w naszą kulturę. Telefon wibruje, więc na niego zerkasz. Pojawia się powiadomienie o nowej wiadomości i od razu przykuwa Twoją uwagę. Dzieje się tak wiele razy dziennie.

Nie moje, na które wpływ mam, ale ograniczony

Z tymi rozproszeniami spotykamy się również codziennie, natomiast mamy na nie ograniczony wpływ. Są one związane z innymi ludźmi i możemy wpływać na nie poprzez organizowanie pracy zespołu i wprowadzanie odpowiedniej higieny pracy.

• Nasze otoczenie – o ile nie pracujesz zdalnie, ten rozpraszacz działa na Ciebie codziennie. Chodzi o ludzi, z którymi pracujesz. Słyszysz ich rozmowy, często niepowiązane z pracą. Chcesz czy nie uczestniczysz biernie w dyskusjach. Popularnym rozwiązaniem zagospodarowania powierzchni biurowej w firmach, stał się Open space. Jeśli należysz do grupy osób, które właśnie w ten sposób pracują, ważne jest abyś znał możliwości zminimalizowania rozpraszaczy.

• Za głośno – za głośne rozmowy, zbyt głośna muzyka, odgłosy z kuchni, hałas za oknem. Ludzie pracujący dookoła Ciebie wydają się mieć większą odporność na hałas, a Ty nie potrafisz się skupić.

• Pomocy! – wykonujesz zadanie i nagle kolega z pracy potrzebuje pomocy. Oczywiście informuje o tym na forum lub podchodzi bezpośrednio do Ciebie nie zwracając uwagi na to co obecnie robisz.

Jak zatem radzić sobie z rozproszeniami?

Poniżej znajdziesz garść rad i narzędzi, które mogą pomóc Ci radzić sobie z utratą koncentracji. Pamiętaj jednak, że ich sukces polega na odpowiednim wdrożeniu i wytworzenia nawyku w stosowaniu ich.

1. Człowiek głodny to człowiek zły!

Fizjologii nie oszukasz. Nasz mózg działa na tlen i glukozę. Zatem aby zadbać o odpowiedni poziom skupienia, zadbaj o swoje ciało Każde blokowanie rozproszeń to dla mózgu (który lubi nowości) ogromny wysiłek. Warto zatem dostarczyć mu cenną energię, bez której sobie nie poradzi. Zadbaj również o wystarczającą ilość snu oraz ćwiczenia fizyczne. Ćwiczenia fizyczne usprawnią Twoje krążenie i dostarczą krew bogatą w tlen bezpośrednio do mózgu. Raz w tygodniu odeśpij cały tygodniowy trud.

Pamiętaj aby uważać na wszystkie „szybkie przekąski”, które dadzą Ci energię, ale tylko na chwilę, a w dłuższej perspektywie przyniosą więcej szkód niż pożytku.

2. Zadbaj o poziom stresorów

Problemy z koncentracją nie rzadko związane są z wysokim poziomem stresu w naszym życiu. Pamiętaj o regularnym rozładowywaniu napięcia. Zastanów się co Cię relaksuje i odpręża i staraj się zrobić z tych czynności nawyk codzienny.

Niezależnie od tego jakie działania zaliczysz do tych relaksujących, polecam Ci stosowanie uważności, czyli przełączania mózgu w tryb „tu i teraz”. Kiedy praktykujemy uważność, nieustannie koncentrujemy uwagę na tym, czego doświadczamy w teraźniejszości, a nie na tym co się stało lub co będzie.

3. Technika karteczek

Wspominałam Ci o moim rozpraszaczu dotyczącym nowych pomysłów? Metodę karteczek stosuję już od jakiegoś czasu i mogę ją śmiało polecić

Metodę tą określa się jako „zapisz i kontynuuj”. Sprawdza się ona również do każdego nagłego zadania, które pojawia się w ciągu dnia tzw. „wrzutek”.

W skrócie polega ona na zapisywaniu pomysłów i „wrzutek” na małych karteczkach samoprzylepnych i odkładaniu je w jedno miejsce „na kupkę”. Pod koniec dnia (może to być również w innych terminie np. w czasie przerwy między zadaniami) przeglądam moje zapiski i organizuje ich wykonanie ze względu na ważność i pilność.

Po kilku dniach stosowania tej metody zauważysz zwiększenie efektywności swojej pracy. Dodatkowo dzięki codziennemu organizowaniu karteczek podniesiesz swoją umiejętność planowania zadań

4. Powiadomieniom mówimy NIE!

A teraz zastanówmy się po co kontrolować siebie i swoje reakcje na rozproszenia, jeśli – MOŻEMY JE WYŁĄCZYĆ

Wycisz telefon w pracy w trakcie wykonywania zadania. Schowaj go do szuflady. Zaplanuj blok czasowy, w którym będziesz go sprawdzał.

Zainstaluj wtyczki lub aplikacje do blokowania stron w Internecie. Są również dostępne wtyczki, które pozwalają wyznaczyć limity odwiedzania tych stron w trakcie dnia.

Przełącz komunikator w tryb offline, a najlepiej wyłącz go zupełnie.

Jeśli akurat skrzynka pocztowa nie jest Ci potrzeba- wyłącz ją. Popracuj tak choćby 30-40 minut i przekonaj się jakie daje to rezultaty

Oczywiście są sytuacje które wymagają natychmiastowej reakcji – tutaj możesz wyznaczyć osobny sposób komunikacji na takie przypadki.

Aplikacje i wtyczki, o których wspominam bez problemu znajdziesz w internecie po wpisaniu frazy „zarządzanie czasem aplikacja”.

5. Zasady higienicznej pracy zespołu / biura

Jeśli chodzi o rozproszenia związane z innymi ludźmi, na które mamy ograniczony wpływ, ważne jest wypracowanie dobrych zasad pracy w zespole. Wszyscy narzekają na rozproszenia i wzajemne przeszkadzanie sobie, warto więc porozmawiać na ten temat, a wszyscy będą zadowoleni.

Przyznam, że w naszej organizacji również było to wyzwanie. Na szczęście nie brakuje u nas osób kreatywnych Naszym rozwiązaniem okazały się drukowane „emotionki” w kolorze zielonym i czerwonym. W tej chwili pracując na open space i chcąc się wyłączyć z otoczenia mamy schemat – słuchawki na uszy, wyłączenie komunikatorów na komputerach i informacyjna czerwona emotionka oznaczająca skupienie Ponieważ zasada panuje w całej firmie nie było problemu z jej stosowaniem i zwracaniem sobie nawzajem uwagi jeśli komuś zdarzyło się „zignorować”

Podane przeze mnie przykłady rozpraszaczy i metody radzenia sobie z nimi nie są wyczerpaniem tematu. Każdy jest inny, każdemu przeszkadzają też różne rzeczy. Moim celem było zwrócenie Twojej uwagi na te najczęściej spotykanie. Mam nadzieje, że udało Ci się zidentyfikować Twoje rozpraszacze i że już wiesz jakie metody możesz wdrożyć, aby skutecznie się z nimi rozprawić.

Zapraszam Cię również do zapoznania się z innym artykułem na naszej stronie odnośnie do organizacji pracy, gdyż temat ten jest ściśle powiązany z rozproszeniami.

udostepnij na: